Hinter den Kulissen: Das Zentralarchiv
Patientendaten in sicherer Verwahrung
Zwölf Meter lange Regalreihen, vollgepackt mit Patientenakten aus den vergangenen drei Jahrzehnten, zahlreiche große Rollschränke, in denen Tausende von Röntgenbildern verwahrt werden und weitere Aktenschränke voller Rollfilme und Mikrofiches – das alles fällt ins Auge, wenn man das Zentralarchiv im DIAKO Park besucht. Nicht so offensichtlich, aber dennoch unentbehrlicher Bestandteil des Archivs ist das, was im Hintergrund passiert: die Digitalisierung der Akten und Unterlagen. Das Herzstück des DIAKO-Archivs ist das dreiköpfige Team aus Natalja Gerke (Leitung), Susanne Kübler und Manuela Kaczmarek. Die langjährigen DIAKO-Mitarbeiterinnen sorgen dafür, dass von Befunden, Laborwerten, OP-Berichten oder Patientenkurven bis hin zum Arztbrief alle Unterlagen in einer Patientenakte zusammengeführt und archiviert werden. Seit dem Jahr 2000 werden die Informationen digitalisiert. „Damals noch auf Rollfilmen und Mikrofiches“, sagt Natalja Gerke. Mikrofiches waren jahrelang die gängige Methode der Langzeit-Archivierung von Dokumenten. Das Material wird bei der Verfilmung in ein mikroskopisch kleines Format verkleinert. Um die Originaldokumente wieder lesen und bearbeiten zu können, braucht man spezielle Lesegeräte. „Eines davon haben wir auch noch“, berichtet Manuela Kaczmarek.
Digitalisierung schreitet voran
Es wird allerdings nur noch äußerst selten gebraucht, denn die heute übliche Art der Digitalisierung erfolgt per Scan und Speicherung auf Festplatten, die sich in großen gesicherten Rechenzentren befinden. „Wir können dann über unser Krankenhausinformationssystem KIS und unter Einhaltung aller Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen darauf zugreifen“, sagt Natalja Gerke. Der Weg zur digitalen Speicherung der Daten ist allerdings alles andere als banal. „Wir sammeln hier alles, was zur Patientenakte gehört und schicken es zu einem Spezialunternehmen nach Sachsen. Dort werden die Daten gescannt und archiviert“, erklärt sie. Zahlreiche blaue Kisten im Eingangsflur des Archivs enthalten die Akten, die täglich das DIAKO Richtung Sachsen verlassen. „In der Regel versenden wir mindestens zwei blauen Kisten pro Arbeitstag, das sind rund 100 Einzelakten“, sagt Susanne Kübler.
Datensicherheit ist oberstes Gebot
Das Gesetz schreibt vor, dass Patientendaten 30 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Das DIAKO muss also die Unterlagen bis aus dem Jahr 1995 aufbewahren. Inzwischen ist die Digitalisierung dank elektronischer Behandlungs- und Pflegedokumentationssysteme weiter vorangeschritten. Doch noch immer warten zahlreiche Akten aus früherer Zeit auf ihre Digitalisierung. „Wir befinden uns insgesamt in einem großen Digitalisierungsprozess und haben auch mehrere Einzelprojekte, die wir jetzt bearbeiten werden. So wollen wir beispielsweise die Akten der Hämatologie und Onkologie aus der Zeit von vor 2018 umfassend digitalisieren“, berichtet Natalja Gerke. Engen Kontakt halten die drei Archivmitarbeiterinnen zu den Chefarztsekretariaten des DIAKO. Häufig kommen von dort Anfragen zu Behandlungen und Patientinnen/ Patienten, die das Archiv beantworten kann. Dabei sei ein sorgsamer und achtsamer Umgang mit den sensiblen Daten das A und O, meint Manuela Kaczmarek. „Wir dürfen keine medizinischen Daten an unbefugte Personen herausgeben. Wir brauchen stets eine Einverständniserklärung der Betroffenen“, sagt sie. Oft fordern auch Arztpraxen außerhalb des DIAKOs Patientendaten an, dann wird ebenso verfahren. Bisweilen komme es auch vor, dass einzelne Patientinnen und Patienten im Archiv anrufen. Auch die müssten sich mit Geburtsdaten und weiteren persönlichen Informationen legitimieren. Denn für die Mitarbeiterinnen gilt der Grundsatz: Was im Archiv ist, geht nicht ungeprüft raus. Wenn die datenrechtlichen Voraussetzungen zur Weitergabe von Daten erfüllt sind, mussten diese früher mühsam per Faxgerät an Praxen oder Sekretariate gesendet werden. Auch diese Praxis wird nun sukzessive durch moderne Technik ersetzt. Natalja Gerke: „Wir nutzen seit kurzem den Kommunikationsdienst KIM, der E-Mails verschlüsselt an zertifizierte und authentifizierte Nutzer versenden kann. Das ist eine große Arbeitserleichterung.“
